Há sempre momentos na gestão financeira de um negócio que é preciso rever e pensar em estratégias para diminuir custos, já que o desejo é repensar os gastos e não perder a qualidade no oferecimento dos produtos/serviços ou afetar alguns dos processos essenciais para manter o negócio em crescimento.

O consultor empresarial da T4 Consultoria, Marcelo Viana, alerta que ainda que um negócio esteja vendendo muito, se os custos forem muito altos, essa empresa dificilmente crescerá, mas não se trata apenas de reduzir custos:

"Não basta apenas decidir cortar custos e ir eliminando os gastos que considerar muito altos ou desnecessários, esses cortes de gastos devem ser realizados mediante planejamento."

Antes de o empreendedor começar a tarefa de diminuir custos na pequena empresa deve fazer uma análise minuciosa no que se refere aos custos do negócio, como:

• Se atentar ao que realmente é gasto na empresa;
• Analisar qual seria o impacto que cada corte de gastos poderia provocar no negócio;
• Se questionar se o corte de algumas despesas poderia trazer consequências negativas ou positivas à empresa;
• Ter a noção de quais as áreas no negócio que poderiam ser afetadas e de que maneira.

"Um dos maiores erros está em diminuir os custos em áreas que não impactarão significativamente a empresa, o que pode impactar em determinados processos no negócio que podem vir a afetar a qualidade dos produtos", alerta o consultor.

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Entenda a diferença entre custos e despesas

Há uma pequena diferença entre os conceitos de despesas e custos que precisa ser compreendida:

Despesas - se referem aos valores que são gastos com bens e serviços que estão ligados a manter a empresa em atividade. Fazem parte das despesas: folha de pagamento; compra de materiais de escritório; gasto com divulgação, etc.

Custos - se referem ao valor que é gasto com bens e serviços para que os produtos/serviços sejam produzidos na empresa. Fazem parte dos custos: todo tipo de matéria-prima; energia utilizada no processo de produção; salários de funcionários, etc.

Custos estão relacionados ao produto final oferecido pelo negócio. Despesas podem ser compreendidas de uma maneira mais geral no negócio.

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Maneiras que ajudam a diminuir os custos na pequena empresa

Tecnologia otimizando processos - O uso da tecnologia ajuda a eliminar muitos gastos, como, por exemplo, oferece a possibilidade da realização de conferências online, de pagamentos online, de tornar os processos em um negócio muito mais fáceis de serem executados, resultando em economia de tempo e dinheiro;

Eliminação do papel - Os custos com materiais de escritório são os que mais, em longo prazo, resultam em grandes gastos para o negócio. Os recursos de armazenamento em nuvem podem ser usados para o arquivo de documentos, dentre eles estão: Dropbox, Google Drive, One Drive, etc. Aqueles documentos que realmente requerem a impressão podem ser impressos nos dois lados do papel;

Economia nas contas de água e energia - É possível diminuir significativamente os custos na pequena empresa fazendo algumas mudanças como investindo em torneiras e descargas com sensor; trocando as lâmpadas convencionais pelas lâmpadas de LED ou fluorescentes. Dentre outras maneiras de economizar energia, estão: desligar os aparelhos que não estão em uso como monitores e impressoras, ao invés de deixá-los em stand by; sensores podem ser instalados para que as luzes sejam acesas apenas se alguém estiver no ambiente, etc.

Equilíbrio no estoque  - "Muitos negócios enfrentam um problema em comum: estoque parado. É preciso ver quais produtos estão em excesso no estoque e pensar em estratégias para que sejam vendidos. Hoje existem até mesmo softwares que ajudam nesse controle de estoque", orienta o consultor;

Rever preços junto a fornecedores - É sempre interessante fazer uma análise e procurar um reajuste nos valores junto aos fornecedores, se não for possível, considere a possibilidade de trocar de fornecedores;

Telefonia e internet mais econômicas - A redução de gastos com telefone fixo e internet também impacta e ajuda a diminuir custos na pequena empresa. Uma dica importante é contratar esses serviços de telefonia e internet usando o CNPJ do negócio, assim é possível ter acesso a planos muito mais acessíveis ao orçamento;

Invista no trabalho remoto - Essa é uma tendência que tem ganhado cada vez mais força no mercado. Em pesquisa realizada pela Global Workplace Analytics, 50% das empresas americanas aderem a esse modelo de trabalho. Com o modelo home office, o empreendedor consegue economizar com eletricidade, com custos como vale-transporte, e até mesmo pode repensar o espaço físico do negócio, como, por exemplo, investir no aluguel de um espaço menor. Além disso, o funcionário ganha em qualidade de vida. Muitas empresas têm investido no modelo misto (entre trabalho alocado e remoto) durante a semana.

 

Gestão de custos é essencial para as pequenas empresas

Não tem como falar em diminuir custos na pequena empresa sem falar na gestão de custos, por meio dessa ferramenta de gestão é possível fazer o controle de gastos da maneira certa.

 

"Para o desenvolvimento da pequena empresa a gestão de custos é essencial. Todo cuidado com as finanças da empresa é bem-vindo. O controle de gastos e o gerenciamento de custos, com planejamento, leva o negócio a prosperar, gastando muito menos", finaliza Viana.